Manajemen Perkantoran

Manajemen Perkantoran

(definisi, lingkup pekerjaan,

perangkat kerja, dsb)

Materi   

• Pengertian dan prinsip-prinsip perkantoran modern. 

·         Kantor 

·         Manajemen perkantoran 

·         Perkantoran modern 

·         Prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern 

•        Pelaksanaan perkantoran modern 

·         Tugas-tugas dalam perkantoran modern 

·         Efisiensi perkantoran modern. 

•      Teknologi informasi untuk perkantoran modern.

Kantor 

Pengertian kantor : 

a) Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi. 

b) Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi. 

c)   Sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat  administratif, manajerial, dan fasilitatif. 

       Manajemen perkantoran 

a) Rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib.

b)   Hal yang terkena oleh rangkaian pekerjaan tersebut pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran. 

c)  Lingkup kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran, tetapi juga hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut, antara lain : pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur, metode perkantoran, dan lain-lain.

       Kegiatan administrasi 

a) Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana - mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan. 

b) Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim, dan disimpan termasuk dengan alat rekam.

c) Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah digunakan. 

d) Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. 

e) Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.

f)   Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagaicara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Perkantoran Modern

     Karakteristik kantor modern : 

·         Punya bangunan dan tata ruang yg baik 

·         Perlengkapan, alat/perabot yg tepat 

·         Pegawai yg melaksanakan tugas dgn disiplin, akuntabel 

·         Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis 

·         Memiliki sikap, cara berpikir, bertindak sesuai perk. jaman 

·     Mendaya gunakan biaya & tata laksana yg efektif, efisien, produktif Mendasarkan atas sistem informasi (information based organization)

·         Computer based

Prinsip kerja efektif Leffingwell 

1)      Perencanaan : merencanakan secara benar 

2)      Jadwal : pekerjaan harus dijadwalkan dengan baik 

3)      Pelaksanaan : Pekerjaan harus dilaksanakan dgn baik 

4)      Ukuran : harus diukur sesuai kemampuan dan standar 

5)      Imbalan : Imbalan yg sesuai : kondisi kerja, kesehatan, pengembangan diri, gaji.

Prinsip manajemen perkantoran 

a. Manajer kantor, seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan  melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. 

b.   Tata ruang kantor.

c.    Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis. 

d.   Bussiness Process Redesign (BPR), sistem dan prosedur kerja harus diupayakan agar lebih efisien  sekaligus dilakukan pengukuran dan penyederhanaan kerja.

e. Sistem manajemen arsip harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan arsip, termasuk  menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip,  perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor.

f.  Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus dikembangkan dan digunakan. 

g.  Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor harus dikembangkan.

Pelaksanaan perkantoran modern 

A.      Menerima informasi 

B.      Merekam informasi 

C.      Mengatur informasi 

D.      Memberi informasi 

E.       Melindungi aset

Efisiensi perkantoran modern 

5 unsur sumber kerja sehubungan dengan efisiensi di dalam pelaksanaan perkantoran modern, yaitu : 

1.       Pikiran 

2.       Tenaga 

3.       Waktu 

4.       Ruang 

5.       Nilai

Teknologi informasi untuk perkantoran modern

1.       Otomasi perkantoran 

2.       Sistem elektronik formal dan informal 

3.       Kantor virtual 

4.       Organisasi virtual 

5.       Aplikasi otomasi perkantoran 

Otomasi perkantoran 

a) Sejak pertama kali munculnya pengolah kata, teknologi lain diterapkan pada pekerjaan kantor,  Otomasi perkantoran meliputi semua sistem elektronik formal maupun informal yang dan semua itu disebut dengan otomasi perkantoran. 

b)  Memberikan perhatian pada komunikasi informasi dari dan kepada orang-orang ke dalam dan ke luar perusahaan.

Sistem elektronik formal dan informal 

a) Sistem otomasi perkantoran adalah formal sejauh direncanakan dan didokumentasikan secara tertulis.

b) Sistem formal diwujudkan pada basis perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasional dalam banyak cara sebagaimana SIM. 

c)  Sistem informal yang tidak direncanakan dan tidak didokumentasikan secara tertulis diwujudkan dalam banyak cara sebagaimana DSS.

Kantor virtual 

a) Kemampuan otomasi perkantoran yang menghubungkan orang-orang secara elektronik telah membuka jalan baru bagi pekerjaan kantor, yang menghilangkan kebutuhan melakukan  pekerjaan kantor di kantor, sehingga pekerjaan kantor dapat dikerjakan di mana saja pekerja berada.

Pengaruh kantor virtual 

1.       Keuntungan kantor virtual 

a.       Menekan biaya fasilitas. 

b.      Menekan biaya peralatan. 

c.       Jaringan komunikasi formal. 

d.      Menekan penghentian kerja. 

e.      Kontribusi sosial. 

2.   Keuntungan-keuntungan tersebut adalah keuntungan untuk perusahaan, hanya kontribusi sosial yang merupakan keuntungan bersama dengan pekerja.

3.     Kerugian kantor virtual 

a.       Tidak berperasaan. 

b.      Kekhawatiran kehilangan pekerjaan. 

c.       Semangat rendah. 

1.  Kerugian-kerugian tersebut adalah kerugian untuk pekerja, sedangkan bagi perusahaan tidak begitu berpengaruh.

Strategi kantor virtual 

a)      Menyediakan sumberdaya komputer. 

b)      Menyediakan akses pada sumber informasi. 

c)       Menyediakan pasokan non komputer. 

d)      Menyusun forwarding panggilan telepon. 

e)      Menggunakan conference call. 

f)       Menjadwalkan pertemuan rutin. 

g)      Mengikuti kerja rutin. 

  Kantor virtual membutuhkan kerjasama antara perusahaan dan pekerja

Organisasi virtual 

a) Ide sebuah kantor virtual dapat diperluas dengan menerapkannya pada seluruh perusahaan, itulah yang dinamakan dengan organisasi virtual.

b)   Dalam organisasi virtual, operasi melalui perusahaan dirancang sedemikian sehingga tidak  terikat pada lokasi fisik. 

c)  Dengan demikian akan lebih mudah untuk beberapa operasi dan beberapa perusahaan, dan  juga dapat menjadi strategi yang baik bagi berbagai jenis perusahaan untuk diikuti untuk meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Aplikasi otomasi perkantoran 

·         Word processing. 

·         Electronic mail. 

·         Voice mail. 

·         Electronic calendaring.  

·         Audio conferencing. 

·         Video conferencing. 

·         Computer conferencing. 

·         Facsimile transmision. 

·         Video text. 

·         Imaging. 

·         Desktop publishing.